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满屏干货,找到对的人,与宿舍申请

jiaoyu 2020-06-24 08:23:20

留学申请是个的过程,每个细节里都有同学们的心血。过程中也常常免不了跟学校沟通,以便及时解决问题。

1. 找到对的人

与本科录取相关的问题,跟 undergraduate admission office 沟通

与硕士录取相关的问题,跟 postgraduate admission office 沟通

针对某个专业/课程的问题,跟 programme director 或学院负责人沟通

与语言课相关的问题,跟 language center 沟通

与宿舍申请/分配相关的问题,跟 accommodation office 沟通

无法登陆或网页无法使用,跟IT部门沟通

.........

如果不确定自己要问的问题由哪个部门负责,可以在发送给一个部门时抄送另一个部门。

比如交完学费未收到学校的收款确认,大家可以给cashier office发的同时,抄送admission office。因为各个学校处理事情的流程不尽相同,无法明确知道这件事由收款办公室处理,还是招生办公室负责,同时发送可节省时间。

如果不想让对方知道你同时发给了两个人,可以选择密送,收件人互相不可见。

3学校官网:如果前两种方式都没找到想要的,就可以去官网查找,先看contact 中是否有具体;admission office的通常藏在Study / Apply / Prospective Student 项目下。

2. 标题很重要

学校每天处理大量,尤其是申请高峰期,招生办公室的老师们都在超负荷工作。如果你的标题没拟好,会发现学校经常回答得文不对题,解决不了你的问题。

沟通讲求效率,有些大公司内部甚至要求直接把core points写在标题中,只看标题就能将问题分类。

做到标题完全体现内容不现实,但至少要 告诉学校你要做的是什么。标题中建议体现的内容包括:

类型

如 Enquiry / Status follow up / New Application / Request

问题类型

如 Entry Requirements Enquiry of MSc Management programme

你的身份

如果未递交申请,处在问询阶段,可以对自己的身份进行归类,如 Enquiry of application timeline for international postgraduate applicants

提示信息

需要对方特别重视的信息,可以放在标题中,如Postgraduate students accommodation application for Fall 2020 intake, airport pick-up required

特殊标示

紧急请标“Urgent”需要找具体负责人,可以写“Atten + 姓名”要求或不要求回复,可加“Response (not) required”

3. 内容

一封通常包含的内容有:

对方称呼

加上对方称呼,或者简单打个招呼,是基本的社交礼貌

Dear Admission Officer

Dear Professor

Dear Sir/Madam

Dear Mr. James

Hi Sara。

Hello Ms. Forrest

根据对方的身份以及你与对方的熟悉程度选择合适的称呼,初次沟通通常用Dear,已经熟悉了可以用Hi或Hello。

你是谁

简单介绍自己,让对方了解你的身份

比如

I am an international applicant interested in applying for the MSc Marketing programme.

或者

I just submitted my application to the MSc Marketing programme for Semester 2 intake of 2020, and my application number is 123456.

你要干什么

说明来意, 用简单的语言告诉对方你想做什么。不要过分介绍背景,不要大段铺垫,不要找各种理由,不要复杂地描写心理活动,除非你要做的事真的非解释不可,或者你写就是为了解释特殊情况。

许多歪果仁和我们的脑回路不一样,你铺垫太多他们就找不到重点了,忽略了你真正想表达的内容。就算要介绍背景,也建议先直击重点表达意图,再引入背景介绍。

你想让对方做什么

这部分很重要,千万不要让对方去猜。你希望对方回答你的问题,还是给你发送文件,或者尽快审理你的申请, 用简洁而礼貌的方式表达出来,包括你有什么特殊要求

结束语

结束时,礼貌地表示感谢或祝愿。 不需要太冗长,否则对方反而觉得不适

比如:

Thank you for your time and patience

Have a nice day

Best regards

Warm regards

Sincerely yours

Best wishes

落款

细心的同学可能发现了,小编反复提到简单、简洁等字眼,因为不同于essay或者statement,它的主要功能是传达信息, 太冗长的学校极有可能不回复,或者回复特别慢

4. Manner

同一封不要多次发

有些同学为了引起对方注意,同一封发3封甚至5封,很容易引起对方反感。试想一下,超级忙的一天,你收到3封一模一样的,心里想不想骂人。有些强迫症患者,还会去比对每封是不是完全一样,“大家来找茬”这个游戏在忙乱的时候可一点也不好玩。

不要所有都标urgent

真正紧急的,鼓励同学们标注紧急符号,但如果每封都标,就不是一个好习惯,看起来像个任性的孩子。

图片或文件发送

谦和有度,据理力争

一方面,我们尽可能彬彬有礼,态度谦和。

常用的敬语包括:

Could you please help ...

Please kindly advise...

Is it possible to...

May I expect...

Who should I address to...

I sincerely hope...

I would be grateful if...

Its a great favor that...

通常情况下,情态动词的过去式表达出的敬意要高于现在时。

另一方面,恭谦有礼不代表无下限忍让。我们需要有礼,更要有理。当受到不合理对待,或者学校处理有失公允时,我们要摆出事实与依据,争取自己的权益。

当然,毕竟不是即时通信工具,获取信息上会有延迟甚至遗漏。有时候,学校中积累了成百上千封未读,处理完已经是几天之后,有时候不小心点开了却未回复,很容易导致漏回,我们苦苦等待的回信可能永远也不会有。

所以!需要即刻解决的问题,还是电话更直接!

但是,电话沟通对英语口语要求高,临场反应能力也要快,很多同学对跨国电话唯恐避之不及。大家可以把握一下其中的“度”

因为协助与参与大学招生工作,国外大学会奖励我们推广佣金,这是我们的收入,也是各种规模留学机构的重要收入,免费申请服务,并不是做慈善,只是不收小伙伴们的中介服务费。

英国免费申请诚意金为3000元, 澳大利亚从2020年1月1日开始,0诚意金,0诚意金,0诚意金。英澳同时申请一共只收3000元诚意金。同学们入读我们申请的院校主课当月,诚意金即全额返还,不会以任何理由扣除任何费用。

本文相关词条概念解析:

对方

对方的意思是指处于与行为主体相对地位的一方。比如:秦牧《艺海拾贝·》:“他(高尔基)和托尔斯泰、契科夫同在一起,互相赏识对方的才能。”

诚意金

所谓的“诚意金”是开发商的一种营销手段,在收取“诚意金”的同时,对购房者许诺一定的优惠,刺激购房者的积极性;另外,通过收取“诚意金”,确定购房者选房的先后顺序,维护购房秩序。现在少数的开发商已经将事先收取“诚意金”作为融资的手段之一。

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